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中堅・中小企業がマイナンバー制度において取り組むべきこと

おかもと社会保険労務士事務所 代表 特定社会保険労務士 岡本道大

第2回マイナンバー制度で必ず気をつけないといけない3つの制限とは?

1. 3つの制限

前回のコラムで述べた通り、平成28年1月以降、事業者は税・社会保障関係等の事務でマイナンバーを取り扱うことになります。 マイナンバーは通常の個人情報よりも厳格な取り扱いが要求されます。その中でも、マイナンバーを取り扱う上で、必ず気を付けないといけない3つの制限があります。3つの制限とは、利用、提供、収集・保管の制限です。以下、順に説明します。

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2. 利用の制限

マイナンバーを利用することができる者および利用することができる事務の種類については、番号法第9条により定められています。そこに定められた事務処理に必要な限度においてのみマイナンバーを利用することができるものとされています。このうち番号法第9条第3項の規定にもとづき事業者がマイナンバーを必要な限度で利用して行う事務を「個人番号関係事務」と言います。主として、マイナンバーを記載しなければならない税・社会保障関係等の事務が該当します。例えば、事業者が従業員のマイナンバーを給与所得の源泉徴収票、講師等への支払調書、雇用保険や健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等に届出する事務です。

この番号法により限定的に定められた事務の範囲の中から、具体的な利用目的を特定した上でマイナンバーを利用することになります。マイナンバーは利用の制限が個人情報保護法よりも厳しくなっており、たとえ本人の同意があったとしても利用目的を超えて利用することはできません。利用目的を超えてマイナンバーを利用することができるのは、次の2つの場合のみに限定されます。

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事業者は、マイナンバーを本人から取得する際に、利用目的を特定して通知しておかなければなりませんので、注意が必要です。例えば、マイナンバーを取得する際に本人に通知した利用目的が「源泉徴収票への記載」のみだった場合、マイナンバーをそれ以外の目的に利用することはできません。当初の利用目的以外の目的に利用する場合は、あらためて本人に必要な利用目的を通知して再度マイナンバーを取得することになります(当初の利用目的と相当の関連性が合理的に認められる範囲内であれば、利用目的を変更して、本人に通知等を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内でマイナンバーを利用することができます)。このような二度手間にならないように、最初に本人からマイナンバーを取得する際に、マイナンバーを利用すると想定される事務の全てを明確に利用目的として特定して、本人へ通知しておきましょう。

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3. 提供の制限

事業者が税や社会保障関係の事務を行うためには、本人等からマイナンバーを提供してもらう必要がありますが、番号法によりマイナンバーの提供を求めることができる場合が限定されています。一般的な企業においては、「個人番号関係事務」を処理するために必要がある場合に限り、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。したがって、事業者は、例えばマイナンバーを社員番号代わりに利用するなどの目的でマイナンバーの提供を求めることはできません。

また、番号法第19条に限定的に定められた場合を除いて、マイナンバーを他人に提供することはできません。例えば、グループ会社間で従業員が異動するので、マイナンバーを会社間で移動させようとする場合は「提供」に該当し、この提供の制限を受けることになり、マイナンバーを会社間で受け渡すことはできませんので、ご注意下さい。尚、同一法人内でのマイナンバーの移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、前述した利用制限に従うことになります。

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4.収集・保管の制限

番号法第19条に限定的に定められた場合を除いて、他人のマイナンバーを収集または保管することはできません。一般的な企業においては、「個人番号関係事務」を処理するために必要がある場合に限り、従業員等のマイナンバーを収集・保管することができます。

特に留意すべき点は、マイナンバーを利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で、書類の法定保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない、とされている点です。

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例えば、扶養控除等申告書の法定保存期間は7年ですが、この法定保存期間の7年を経過した場合には、マイナンバーを復元できない手段でできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。あるいは、マイナンバー部分を復元できないようにマスキングまたは削除した上で、当該書類の保管を続けるという方法もあります。

事務処理の必要性と法定保存期間を踏まえて、マイナンバーを廃棄又は削除する時期を決めて管理しましょう。また、廃棄や削除の具体的な方法についても、実務の手順として決めておきましょう。削除・廃棄の記録を保存する必要もあります。また、廃棄等の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除・廃棄したことについて、証明書等により確認することも必要です。これらも実務の手順に落とし込みましょう。マイナンバーの削除・廃棄の具体的な手法については、特定個人情報保護委員会が公表している「(別添)特定個人情報に関する安全管理措置(事業者編)」に例示されていますので、ご確認下さい。

プロフィール

おかもと社会保険労務士事務所 代表 特定社会保険労務士 岡本道大
[所属・役職]
おかもと社会保険労務士事務所 代表 特定社会保険労務士
[略歴]
大学卒業後、板ガラスメーカーに16年間勤務し、営業、総務、人事に従事する。
サラリーマン時代の経験から「中小企業の役に立ちたい」という志を持ち、2008年9月、社会保険労務士として独立開業。
2011年、紛争解決手続代理業務等の業務拡充のため特定社会保険労務士を付記。

人事労務の専門家としての知識と、前職での経験を生かし、各企業の状況に応じた人事労務アドバイス、採用支援、人材育成、助成金支援、労働社会保険業務など、中小企業の支援を行っている。また、労働基準法研修、助成金セミナー、コンピテンシー研修、ワークライフバランス研修等の講師も行う。
[URL]
おかもと社会保険労務士事務所

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