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中堅・中小企業がマイナンバー制度において取り組むべきこと

おかもと社会保険労務士事務所 代表 特定社会保険労務士 岡本道大

第4回マイナンバー制度施行に向けて、今から取り組むべきことは?

1. マイナンバー取り扱いプロセスにおけるポイント

第2回および第3回コラムで、マイナンバーの取り扱いにおける「3つの制限」と「2つの措置」のポイントを解説しました。

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これらを踏まえて、会社におけるマイナンバーの取得から廃棄までの取り扱いプロセスの流れに沿う形でポイントを整理しました。下表をご参照ください。なお、安全管理の措置については、下表の取り扱いプロセス全体にわたります。

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2. マイナンバー制度施行に向けて、今から取り組むべきこと

上表のマイナンバー取り扱いに対応するために準備を開始しましょう。準備の流れとしては、一般的には次のような手順になると考えられます。

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上記の準備と並行して、従業員への事前周知も行いましょう。遅くとも、マイナンバーの通知が始まる27年10月までには周知するようにしましょう。

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27年10月よりマイナンバーの通知が開始されますが、同時期より会社は従業員等からマイナンバーを取得、収集することが可能になります。マイナンバーの利用開始は28年1月からですが、事前に従業員等のマイナンバーを取得・収集しておくことで、28年1月からの事務手続きがスムーズになります。また、会社が従業員の個人番号カード交付申請をとりまとめることも可能とされています。

3. 安全管理の参考データ

マイナンバー制度においては、厳格な安全管理措置が求められます。マイナンバーの安全管理措置を講じるに当たり、過去の個人情報の漏えい原因を知っておくことは有益だと思います。そこで、日本ネットワークセキュリティ協会「2013年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」の調査データを紹介します。2013年の個人情報の漏えい原因は下表の割合になっています。

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上表によると、「誤操作」「管理ミス」「紛失・置き忘れ」で8割を超えています。つまり、悪意による盗難や不正アクセス等より、不注意や意識不足、ヒューマンエラー等によるものが原因の割合としては多いという結果が出ています。従業員への教育不足やルールの整備不足、ルール順守意識の不足、管理体制の不備等がその要因として考えられます。こういった要因に対しては、安全管理措置の「組織的な措置」や「人的な措置」等が重要な対策になるといえます。従業員への教育等は一度やればいいというものではなく、何度でも実施するべきです。また、誤操作やヒューマンエラーは起こりうるという前提で、情報の暗号化等の「技術的な措置」も必要になります。

一方、盗難や不正アクセス、不正な情報持ち出し等は原因の割合としては低いですが、ひとたび漏えいした場合の件数・影響は甚大になるケースが多いので、これらの対策も非常に重要です。これらの原因に対しては安全管理措置の「技術的な措置」や「物理的な措置」等が重要になります。

マイナンバーの安全管理措置の具体的な手法等については、特定個人情報保護委員会「(別添)特定個人情報保護に関する安全管理措置」をご参照ください。

4. 最後に

4回にわたり、マイナンバー制度のポイントをお伝えしてきました。マイナンバー制度は、スタートまでの準備期間も短く、会社全体の組織としての対応が必要になりますので、今すぐ取り組みを始めましょう。本コラムが少しでもお役に立てば幸甚です。

プロフィール

おかもと社会保険労務士事務所 代表 特定社会保険労務士 岡本道大
[所属・役職]
おかもと社会保険労務士事務所 代表 特定社会保険労務士
[略歴]
大学卒業後、板ガラスメーカーに16年間勤務し、営業、総務、人事に従事する。
サラリーマン時代の経験から「中小企業の役に立ちたい」という志を持ち、2008年9月、社会保険労務士として独立開業。
2011年、紛争解決手続代理業務等の業務拡充のため特定社会保険労務士を付記。

人事労務の専門家としての知識と、前職での経験を生かし、各企業の状況に応じた人事労務アドバイス、採用支援、人材育成、助成金支援、労働社会保険業務など、中小企業の支援を行っている。また、労働基準法研修、助成金セミナー、コンピテンシー研修、ワークライフバランス研修等の講師も行う。
[URL]
おかもと社会保険労務士事務所

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