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中小企業のマイナンバー対応のポイント!

社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所 特定社会保険労務士 金子 浩

第1回マイナンバーがやってくる!

この10月5日から、日本国内の全住民に「マイナンバー」の通知が始まりました。
まだ準備ができていない会社では、間もなく「通知カード」が手許に届いた従業員が「通知カード」を持参し、「マイナンバーが届きましたがどうすればいいですか?」と聞かれたときに、どのように対応すればよいのか、そして、制度が開始される来年1月の前までに何をしておけばよいのかを知っていただき、準備が進んでいる会社においては、準備状況の確認のために、本稿が少しでも参考になれば幸いです。

(1) マイナンバーってなに?

世間では国民背番号制とも言わるマイナンバー制度ですが、そもそもこのマイナンバーとは一体どんなものなのでしょうか。「いまさら聞けない」という人も多いと思いますので、ここで確認をしてみたいと思います。

「マイナンバー」とは、この10月から送付される「通知カード」(【図表1】参照)に記載された1人ひとり異なる12桁の番号のことです。通知された「マイナンバー」は、原則変更はされず、生涯にわたり利用します。

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そして、平成28年1月から「社会保障」、「税」、「災害対策」の行政手続で「マイナンバー」は利用されることになっています。社会保険の手続書類や源泉徴収票などに「マイナンバー」を記載し、手続することにより、確認作業等の無駄が削減され、また添付書類が省略され、行政手続の簡素化が図れるとしています。

(2) 無関係ではいられない!中小企業のマイナンバー対応

では、一般の企業において、マイナンバーはどんな場面でどのように利用されるのでしょうか。

事業者が利用するのは、通常、社会保障と税の分野の行政手続が多くなります。(【図表2】参照)社会保障分野においては、雇用保険、健康保険、年金などの手続の場面で提出書類に従業員やその家族のマイナンバーを記載し、行政手続を行います。税分野では、税務署等に提出する法定調書等に従業員や株主等のマイナンバーを記載し、行政手続を行うこととなります。

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中小規模の事業者であっても、賃金や報酬を支払っている従業員や役員がいれば、税務の申告や社会保険の手続、給与計算を行うため、マイナンバーに必ず関与することになります。そして、その取扱いについては、社内ルールを決めるなどして、適切に管理・保管する必要があります。

(3) もしも、マイナンバーを漏洩してしまったら...

マイナンバーは、法律で利用目的が限定されており、その目的以外に使用することができません。他人のマイナンバーを不正に入手したり、正当な理由なく提供したりすると処罰されることがあります。

マイナンバー法では、保護の対象となる個人番号の重要性から、「個人情報保護法」やその他同種の法律よりも多くの罰則が用意されており、法定刑も重いものとなっています。【図表3】

例えば、万が一、企業が取得した従業員やその扶養家族のマイナンバーを不正に漏洩してしまった場合には、違反した従業員は「4年以下の懲役又は200万円以下の罰金(併科あり)」、その雇用主である企業は「200万円以下の罰金」の罰則を受ける可能性がありますので取扱いには十分留意が必要です。

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また、「うちの会社は、社会保険手続も給与計算も外注しているから大丈夫。」といった声も聞こえてきそうですが、マイナンバー法では、委託先が違反行為をした場合にも、罰則が業務を委託した企業にも適用されるいわゆる"両罰規定"があり、「委託先が違反したから」と言って、責任を逃れることはできないのです。

したがって、今後、企業がマイナンバーを使用しなければならない社会保険や税務の業務を委託する委託先事業者を選定する際には、充分に検討しなければなりませんし、業務を委託した後は、委託先への監督をしっかりと行わなければならなくなるでしょう。

(4) マイナンバー制度施行(H28年1月)前にやっておくべきこと

【図表4】は、マイナンバー制度実施の流れを示したものです。

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この10月以降、市区町村からマイナンバーが記された「通知カード」が日本国内に住民票を有する全国民に配布されます。

「通知カード」は、平成27年10月5日時点の住民票の住所地に簡易書留郵便で発送されます。住民票の所在地にお住まいでない従業員の方は、この「通知カード」を受け取れない可能性がありますので、各従業員とその家族が「通知カード」をきちんと受け取れるように確認する必要があります。

また、10月6日以降に移転(住民票移動)をした従業員の方は、移転前の住所に送付されますので注意が必要です。

従業員への通知と並行して、事業者は、1月の制度開始前までに、社内で準備を進めなければなりません。【図表5】は、事業者がマイナンバー制度開始準備に必要な事項として主なものを挙げておりますので、参考にしていただけましたら幸いです。

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次回は、事業者(企業)がマイナンバー制度導入に向けて準備すべき対応とは何かをより詳しくみていきたいと思います。

※「マイナンバー法」:正式名称「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」

プロフィール

社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所 特定社会保険労務士 金子 浩
[所属・役職]
社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所 法人社員
[略歴]
1997年3月 筑波大学卒
1998年3月 財閥系不動産グループに入社。約2年半、各事業部での業務に従事。
2000年10月 総務・人事部門にて労務管理業務、採用業務、人事制度の企画・立案等に従事。
2004年10月 総務・人事課長に就任。
2005年1月 「人材募集センター(グループ会社5社の採用部門を統括)」を立ち上げ、チームリーダーとして統括業務に従事。
2005年12月 社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所に入所。
労務リスクを回避する社内規程の作成。解雇や希望退職のサポート、賃金制度や人事評価制度の構築など人事・労務のコンサルティング業務に従事。
2013年8月 社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所 法人社員に就任。
[書籍]
「退職金切り下げの理論と実務 –つまずかない労務管理-」 信山社
第二東京弁護士会 労務社会保険法研究会 共著(2010.3)
「企業のうつ病対策ハンドブック -つまずかない労務管理2-」 信山社
第二東京弁護士会 労務社会保険法研究会 共著(2011.7)
[講師]
「企業のためのうつ病対策」 第二東京弁護士会 研修会(2011.11)
「経営者・社員をリスクから守る!!企業のうつ病対策」
東京中小企業投資育成株式会社 主催 (2011.12)
「突如会社を襲う!労務トラブルの回避策」(経営者・人事責任者向けセミナー)
開東社会保険労務事務所 (2012.10~多数開催)
[URL]
社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所

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