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中小企業のマイナンバー対応のポイント!

社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所 特定社会保険労務士 金子 浩

第2回"マイナンバー制度導入"いま企業がすべき対応について

前回は、マイナンバーとは何かといった基本的なことを中心に話させていただきましたが、今回は、マイナンバー制度が始まる2016年1月の前までに、企業として、各社がしなければならない事項を中心にお話ししたいと思います。

(1) マイナンバー導入で影響のある会社業務とは?

マイナンバー制度導への対応を考えるうえで、「何から手をつけて良いかわからない」という方もいるかと思います。そこでまず、会社内の業務においてどのような場面でマイナンバーが必要となり、社内のどの部門のどの業務に影響があるのかマイナンバーの利用場面を洗い出しておきましょう。

マイナンバー(個人番号)の対象としては、従業員(及びその扶養家族)と従業員以外の方とに大別されます。(【図表1】参照)従業員については、「入社」、「退社」及び、「源泉徴収票の作成」の場面でマイナンバーが必要となります。一方、従業員以外の方については、弁護士や税理士といった個人の専門家などに報酬を支払った場合やオフィスや倉庫を大家や地主から借りている場合など、「支払調書の作成」の際にマイナンバーが必要となります。

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(2) いつ収集?従業員のマイナンバー収集のポイント

10月20日すぎから順次通知カードが配布されていますが、従業員の方々に配布されたこの「マイナンバー」は、いつどのように会社が集めるべきなのでしょうか。

【図表1】で挙げたマイナンバー利用業務を分野ごとにみると、【図表2】のようになります。税や社会保障の手続きにおいては、16年1月からマイナンバーの利用が開始されますが、分野によっては利用開始時期が異なります。特に、年金や医療保険といった社会保険の分野の手続きにおいては、17年1月からと、1年遅れての利用開始となりますので、マイナンバーの利用場面、利用開始時期および各業務のフローを考慮にいれて、各社でのマイナンバー収集時期を検討するとよいでしょう。

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16年1月以降、新たに入社する従業員については、入社時にマイナンバーを取得し手続きをする必要がありますが、従来から在籍する従業員については、16年1月時点で必ずしも全従業員のマイナンバーが実務上必要となるわけではなく、年度途中において、従業員が退職する場面において初めてマイナンバーに必要となると考えられます。そして、16年の年末、年末調整手続きを行う時期に、大半の従業員について税務関係の書類へのマイナンバーの記載が必要となります。

16年1月前に従業員のマイナンバーを取得することも可能となっておりますが、中小企業においては、これらのことを踏まえ、従業員や事業所の数、人員配置の状況などを鑑みて、従業員のマイナンバーの収集時期やその方法についてするとよいでしょう。

また、マイナンバーを従業員から取得する際に注意すべきポイントとしては、あらかじめ、マイナンバーの利用目的を明示しなければならないということです。各企業においては、就業規則の改定やマイナンバーの取扱いに関する運用規程の作成を行い、それら規程類にマイナンバーの利用目的を明記して周知することで対応はできますが、各種規程の策定が従業員のマイナンバー取得の時期に間に合わない場合には、別途「個人番号利用目的通知書」(書式例:【図表3】参照)などの書類を作成し、明示する必要があります。

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(3) "本人確認"ってどうするの?

各企業において、従業員やその家族、報酬を支払う税理士等のマイナンバーを取得する際には、他人のなりすましなどを防止するため、厳格な本人確認をしなければならないとされています。この本人確認には、「身元確認」と「番号確認」が必要とされ、原則として下記【図表4】のI~IIIのいずれかの方法で行います。

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本人確認の方法としては、上記のほか、郵送で個人番号の提供を受ける方法もありますので、本社以外の事業所の従業員のマイナンバーを取得する際には、各社の実情に合わせた本人確認の方法を選択するとよいでしょう。その場合には、主に次のような方法が考えられます。

<複数(遠隔地)の事業所における従業員のマイナンバー取得方法の例>
  • (1)各事業所(支店等)で「事務取扱担当者」が、本人から個人番号の提供を受ける。(事業所単位で取りまとめた後、各事業所から本社に集約する)
  • (2)本人から郵送で個人番号の提供を受ける。

※上記(1)(2)の手続きにおいて、「個人番号の提供」を受ける際には、【図表4】と同様(郵送の場合はコピーの受領)の本人確認が必要となります。

本人確認の事務の煩雑さを鑑みると、中小企業においては、通知カードを受け取った従業員に、個人番号カードの申請をすることを促し、【図表4】Iの個人番号カードの提示による本人確認を行い、マイナンバーの取得をすることで、事務の軽減が図れると考えられます。

(4) 管理体制づくりの重要性!

先述のとおり、企業規模にかかわらず、従業員のマイナンバー取得をする必要がありますが、事前準備がない状態で従業員から一斉に通知カードの提示を受けても対応するのは困難です。会社としては、漏洩のリスクを回避し、法令に定められたマイナンバーの適正な取り扱いを行うためにも、マイナンバーを集める前に管理体制づくりが不可欠となります。

そこでまず、洗い出しをしたマイナンバーの利用場面やその業務を鑑みて、マイナンバー取扱業務の範囲を決定し、「事務取扱担当者」と、その業務の監督を行う「事務取扱責任者」を選任するなど、各社の実情に合った管理体制づくりをしておく必要があります。

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一般的には、各支店・人事・総務・経理・情報システムといったマイナンバーを取り扱う各部門から「事務取扱担当者」を選出し、これらの部門の管理職以上の役職者(役員・部長クラス)から「事務取扱責任者」を決めます。(【図表5】参照)そして、各企業では、事務取扱担当者に対して、特定個人情報等の適正な取り扱いを周知徹底するとともに適切な教育を行う体制を整備することが求められています。

一方で、上記のマイナンバーの取扱担当者以外は、他人のマイナンバーを取り扱うことができませんので、説明会を開催するなどして、担当者以外の役員や従業員にもこのことを十分に理解させておくことが、マイナンバー関連業務をスムーズに運用するために重要なポイントとなるでしょう。

次回は、各企業に求められている4つの「安全管理体制」の考え方や検討方法についてみていきたいと思います。

※「マイナンバー法」:正式名称「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」

プロフィール

社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所 特定社会保険労務士 金子 浩
[所属・役職]
社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所 法人社員
[略歴]
1997年3月 筑波大学卒
1998年3月 財閥系不動産グループに入社。約2年半、各事業部での業務に従事。
2000年10月 総務・人事部門にて労務管理業務、採用業務、人事制度の企画・立案等に従事。
2004年10月 総務・人事課長に就任。
2005年1月 「人材募集センター(グループ会社5社の採用部門を統括)」を立ち上げ、チームリーダーとして統括業務に従事。
2005年12月 社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所に入所。
労務リスクを回避する社内規程の作成。解雇や希望退職のサポート、賃金制度や人事評価制度の構築など人事・労務のコンサルティング業務に従事。
2013年8月 社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所 法人社員に就任。
[書籍]
「退職金切り下げの理論と実務 –つまずかない労務管理-」 信山社
第二東京弁護士会 労務社会保険法研究会 共著(2010.3)
「企業のうつ病対策ハンドブック -つまずかない労務管理2-」 信山社
第二東京弁護士会 労務社会保険法研究会 共著(2011.7)
[講師]
「企業のためのうつ病対策」 第二東京弁護士会 研修会(2011.11)
「経営者・社員をリスクから守る!!企業のうつ病対策」
東京中小企業投資育成株式会社 主催 (2011.12)
「突如会社を襲う!労務トラブルの回避策」(経営者・人事責任者向けセミナー)
開東社会保険労務事務所 (2012.10~多数開催)
[URL]
社会保険労務士法人 開東社会保険労務事務所

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