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「働きかた」とICTが武器となる新・在宅医療ビジネス

インキュベクス株式会社 代表取締役 上村隆幸

第1回シフト管理のIT化が営業も採用も強くする

稼働率をアップさせるシフトはITが作る

経営者さんの多くは、ビジネスに成功するために「営業」や「生産」で攻勢をかける必要があることを理解しています。

当社が開業と運営をご支援しているビジネス「訪問看護ステーション」においても、経営者の皆さんは早く売り上げを拡大したいと思っています。

だからこそ、利用者を獲得する「営業」や、訪問看護の件数を増やすための看護師の「採用」に力を入れるのですが、かなりの「企業体力」が必要です。

そこで意識したいのが「稼働率」。やみくもな「営業」「採用」の戦略ではなく、限られた人員でいかに効率よく訪問件数を増やすかを考えます。

もちろん、訪問看護は利用者の方の健康や生活、そして命に直結する仕事なので、外食産業で話題になった「ワンオペ」のように無理な経費削減ではなく、スタッフの働きやすさを実現する「稼働率」のUPが必要です。

そのために必要なものが「スケジューリングエンジン」と当社が呼んでいる、スタッフのシフトを自動で組むシステムです。

ムリ・ムダ・ムラの多い人力のシフト組みでは、これまでの慣習や先入観、そして「情」に左右され、自分が楽をするために緩いシフトを組もうとするスタッフが出てくる可能性もありますが、現在開発中の「スケジューリングエンジン」ならば、膨大なデータから適切な答えを導き、素早く「情」に捉われない合理的な判断を下すことができます。

ステーション

2万件の訪問データを調べてみると・・・意外と稼働していない?

産業技術大学院大学の戸沢義夫教授は、当社や当社と協力関係にある訪問看護ステーションを題材に研究をされています。約2万件にもおよぶ看護師の訪問データを戸沢教授が分析した結果、これまでは見えなかった、あるいは感覚でしか語られることのなかった様々なことがわかってきたのです。

訪問の時間は60未満がもっとも多く70.8%、健康保険と介護保険の利用割合は介護保険が76.7%、訪問の時間帯は8~17時台が98.6%、曜日は月~金曜が94.1%といった、採用や人員配置の参考になるデータが得られています。

さらに「稼働率」を調べると、看護師の勤務時間のうち実際に訪問している時間は意外と少ないことが見えてきました。

曜日・時間帯別 訪問看護件数

戸沢教授は、訪問看護を行った時間を「稼働時間」とし、それを1日8時間の「勤務時間」で割った値を「稼働率」としています。

その結果、全27人のスタッフのうち、「稼働率」が30%未満のスタッフが6人、30%以上50%未満のスタッフが14人、50%以上60%未満が6人、60%以上が1人と、ほとんどが1日の半分以下しか訪問に時間を使っていないことがわかったのです。

看護師の稼働率・人数分布

もちろん移動時間やカンファレンス等の時間も発生しますが、肝心の売り上げとなる訪問看護の時間が非常に少ないことは、重く受け止めなければなりません。

実はこうした状況は以前から指摘されてきました。

ある訪問看護ステーションに経営側のスタッフとして勤めていた当社社員の事例でも、現場の看護師が予約のキャンセルなどを理由に1日2訪問程度しか稼働していないということが珍しくなかったそうです。

今回のデータ分析では、こうした「稼働率」の低さが数値として明らかになりました。

このようなスタッフそれぞれの「稼働率」までも計算に入れた、公平で最適なシフト設定のためには、やはり「スケジューリングエンジン」の開発・導入が不可欠といえるでしょう。

スケジューリングエンジンが営業も採用も強くする!

さて、「スケジューリングエンジン」はスタッフの「稼働率」を高めるだけでなく、「営業」や「採用」にも効果を発揮します。

人間が行う場合よりも融通が利かなくなることで、かえって「営業」の効果が落ちるという心配もありますが、公平な「予約枠」が見えるようになることで、「予約でいっぱいのレストラン」のようなブランディングにつながったり、「予約枠」の数がむしろ増えたりするなど、「営業」効果につながります。

「採用」についても、残業時間や希望以外の時間に仕事が発生したり、突発的に時間の読めない仕事が発生したりするのを極力防ぎ、それぞれが最大限活躍できる環境が作られることで、働きやすさを感じてもらえるでしょう。

訪問看護事業に限らず、スタッフの「稼働率」を高めることや、効率の良いシフトを設定することは多くのビジネスに共通の課題であると思います。

何の根拠もなく、または人間関係や「情」を優先してシフトを組んでいませんか?シフトの設定を働く当人たちに任せてしまっていませんか?

「スケジューリングエンジン」といかないまでも、根拠に基づく合理的なシフト設定は「稼働率」を高めるための基本です。まずは勤務のシフトやスケジュールから見直してみましょう。

次回はさらに「働きやすさ」の点を深掘りしてみたいと思います。どうぞお楽しみに。

プロフィール

株式会社インキュベクス 代表取締役 上村隆幸
[所属・役職]
株式会社インキュベクス 代表取締役
[略歴]
1965年神奈川県横浜市生まれ、産業技術大学院大学在籍。
この3年で500箇所以上の「訪問看護ステーション」の開業・運営業支援を手掛けており、こうしたビジネスの研究、開発、拡張を通じて、超高齢社会における幸福な将来ビジョンを描くことを目指している。

1998年、起業コンサルタント業を開始し、以来2500社を超える起業支援を手がける。日本の医療が在宅へと大きく変化することに従い、「子供からお年寄りまで」すべての生活者が安心と幸福を実感できる地域社会づくりの必要性から、「訪問看護ステーション開業運営支援」を開始。その支援先は民間企業から介護事業者まで全国500社以上に広がる。また「年金の範囲内でも安心して住まえ、良質な生活を実現する医療介護サービス提供と空間づくり」も全国で支援する。
著書に「営業マンよ出かけるな!」(出版文化社)、連載に「新極真空手に学ぶリーダーシップ」(『月刊人材ビジネス』オピニオン)、「地域を支え未来を切り拓くチェンジ戦略」(『経営活力ビジネスIT活用index』日本経済新聞社)、「経営ができる看護師になろう!」(『日経メディカルAナーシング』日経BP)など。
[URL]
インキュベクス株式会社

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